Misslyckad upphandling av e-litteratur görs om

Den försenade upphandlingen av ramavtal för e-litteratur på bibliotek blev ett nytt fiasko. Efter klagomål gör nu Sveriges Kommuner och Regioners inköpsbolag Adda om upphandlingen, skriver Biblioteksbladet.

Bibliotekens utlåning av eböcker och ljudböcker, även sammanfattat som e-medier i upphandlingssammanhang, har en lång historisk av kaos och fiaskon. Under lång tid lät det Axiell Media (numera uppköpt av Publizon) få en de facto-monopol på biblioteksmarknaden. Den förra upphandlingen av ramavtal landade överraskande i Overdrive som vinnare. Men bristerna i den upphandlingen ledde till att de flesta bibliotek fortsatte med Axiell.

Offentliga upphandlingar måste göras med jämna mellanrum och därför har det under lång tid pågått ett arbete hos Sveriges Kommuner och Regioners inköpsbolag Adda med ”Förmedling av e-litteratur 2023” som efter förseningar presenterades i april 2024.

Denna gång landade det i ramavtal med både Overdrive och Publizon. Dessa gäller fram till april 2028.

Men tämligen omgående kom kritik från biblioteken mot de nya ramavtalen.

– Delar av Bibliotekssverige hörde av sig och påpekade att det var för svårt för dem att avropa på det här avtalet. En stor del av arbetet har lagts på att det ska vara enkelt att göra avropen, så det var fruktansvärt tråkigt att höra att det inte hade landat, säger Ingrid Hammarstrand, kategoriansvarig för utbildning och lärande hos Adda, till Biblioteksbladet.

Det är svidande kritik mot hur upphandlingen skötts.

– Adda har lagt två och ett halvt år på något som varje bibliotek sedan måste lösa på egen hand. I stället för en nationell upphandling så får vi upp till 290 små upphandlingar och det är inte bra för att få en sammanhållen lösning, säger Björn Waller, systembibliotekarie på biblioteket i Botkyrka, som ingått i en av Addas referensgrupper under upphandlingen, till Biblioteksbladet.

Adda har kort sagt misslyckats med att ta till sig av de önskemål som biblioteken haft. Kunskapen har varit för låg hos upphandlaren, trots referensgruppens hjälp.

Nu har man i alla fall lyssnat på kritiken och resultatet blir – en ny upphandling. Och Björn Waller kommer att anlitas som bollplank i det arbetet.

– Vi har inte hundraprocentigt förstått vilka kravställningar som behövs. Efter att pratat med många intressenter så bestämde vi oss för att vi gör om upphandlingen. Hur det kommer att göras vet vi inte än, men på ett annat sätt där vi lyssnar in referensgrupperna och förstår mer än vi gjort tidigare, säger Ingrid Hammarstrand till Biblioteksbladet.

En fingervisning om hur misslyckad både den förra och den nya upphandlingen var framgår i slutet av artikeln: ”Ett tiotal intressenter har anslutit sig, alltså ungefär lika många som utnyttjade det tidigare avtalet där Overdrive stod som ensam leverantör.”

Boktuggs analys

Ur ett branschperspektiv är det närmast tragiskt att se den totala oförmågan av stat och kommun att lösa frågan om utlåning av digitala böcker. Ända sedan den första eboken gavs ut i Sverige har man diskuterat utan att egentligen komma någonstans. Efter streamingtjänsternas genombrott har den tappat prioritet hos förlagen.

Offentlig upphandling i grundenn är väldigt problematisk eftersom den kräver en nästan perfekt kravställning av den som gör upphandlingen. Lagen inbjuder till missbruk då anbudsgivare kan leta efter luckor i upphandlingen och sedan nyttja dessa för att skriva ett lågt anbud som i slutändan blir mångfaldigt dyrare – eller inte lever upp till de förväntningar som upphandlaren hade.

Låt oss ta ett exempel ur verkligheten från en annan bransch. En kommun bestämmer sig för att upphandla leverantör av kontorsmaterial. De tar fram en lista på produkter, kanske ett par hundra varor som köps regelbundet, och begär sedan in pris på dessa. Dessutom ställs andra typer av krav som leverantören ska uppfylla när det gäller hur snabbt och ofta leverans ska ske. Idag finns givetvis även krav på klimatpåverkan och mycket annat.

Leverantörerna studerar anbudet och lämnar lägsta pris på alla produkter i listan. Men de letar även efter allt som glömts. Lägsta anbud vinner och avtalet börjar gälla.

Men så ska någon i kommunen beställa en produkt som inte fanns med i upphandlingens prislista, kanske en plasthållare för A4-ark till mässor. Då upptäcker man att den är fyra-fem gånger dyrare än den billigaste varan de kan hitta på nätet. Ibland till och med tre gånger dyrare än i den lokala bokhandeln. Men upphandlingen tvingar dem att köpa av leverantören till ett högre pris.

Tanken med LOU är god, men i praktiken blir resultatet ofta dåligt på grund av brister i upphandlingsunderlagen. Vilket är fallet med e-medier.

Grundproblemet är att just upphandlingen av e-litteratur sätter konkurrensen ur spel då man upphandlar av distributörer istället för av återförsäljare. För att överföra det på tryckta böcker vore det som om Adda hade låtit Stardist, Förlagssystem och Speed lämna anbud och sedan valt en av dessa. Alla förlag som anlitade de andra distributörerna hade stängts ute från biblioteksmarknaden.

Hela upphandlingen är alltså felkonstruerad. Biblioteken borde upphandlat plattformar för administration och utlåning av digitala medier där backend, webbgränssnitt och appar skulle ingått. Till dessa plattformar skulle sedan alla distributörer kunna ansluta sig för att leverera digitala filer.

Den andra svårigheten med e-medier på bibliotek är förstås att de oundvikligen rubbar den kommersiella marknaden på ett sätt som tryckta böcker inte gör. Det är komplext.

Ur förlagets perspektiv kan bibliotek ibland betala bättre än streamingtjänsterna gör för lyssning eller läsning av en bok. Men sämre än vid download. Alltså vill förlagen gärna sätta karens, dvs släppa digitala böcker senare till biblioteken för att maximera försäljning via download och även streamingtjänster då boken är ny.

Ur bibliotekets perspektiv belastas budgeten för e-medier med kostnader som ibland är onödigt höga – men ibland väldigt låga. Det är dock så gott som alltid billigare att låna ut eböcker än fysiska böcker när man ser till helheten, dvs lokal- och personalkostnader. Samtidigt som biblioteken kämpar med sina budgetar då kostnaderna ökar för just löner och hyror.

Men om du som låntagare på bibliotek får tillgång till exakt samma utbud (vilket du inte får idag) som hos de kommersiella tjänsterna gratis – varför skulle då någon betala för ett abonnemang?

Det här är essensen, den verkliga elefanten i rummet. Digital utlåning via bibliotek måste ha begränsningar, annars kommer den att döda den kommersiella marknaden på nolltid. Då skulle kommunerna istället bekosta all digital bokkonsumtion i landet vilket förmodligen skulle skapa en väldigt sjuk marknad och verkligen bjuda in till manipulation.

Hur mycket digital utlåning är det rimligt att vi ska få via skattsedeln? Vad skulle hända ifall en kommun bestämde sig för att göra en offentlig upphandling och bjuda in Storytel, Bookbeat, Nextory och Bokus Play istället för Publizon och Overdrive? Helt enkelt låta låntagare få ett streamingabonnemang, kanske med ett tak på xx timmar per månad. Hur skulle den prislappen stå sig i relation till kommunens totala budget och den nuvarande budgeten för biblioteket?

Fundera lite på det.